Privacyreglement

1. Begripsbepalingen
persoonsgegevens: alle gegevens die informatie kunnen verschaffen over een identificeerbare natuurlijke persoon;
verwerking van persoonsgegevens: elke handeling met betrekking tot persoonsgegevens;
verstrekken van persoonsgegevens: het bekend maken of ter beschikking stellen van gegevens;
verzamelen van persoonsgegevens: het verkrijgen van persoonsgegevens;
bestand: elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd is of verspreid is op een functioneel of geografisch bepaalde wijze, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen;
betrokkene: degene op wie de persoonsgegevens betrekking hebben of diens wettelijk vertegenwoordiger;
derde: ieder ander dan de betrokkene, de verantwoordelijke, of enig persoon die onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke, of als opdrachtnemer gemachtigd is om persoonsgegevens te verwerken;
ontvanger: degene aan wie de persoonsgegevens worden verstrekt;
toestemming van de betrokkene: elke vrije, specifieke en op informatie berustende ondubbelzinnige toestemming waarmee de betrokkene aanvaardt dat hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt;
AVG: Algemene Verordening Gegevensbescherming. De Algemene Verordening Gegevensbescherming heeft de wettelijke taak toe te zien op de verwerking van persoonsgegevens.

2. Reikwijdte

Dit reglement is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens die in een bestand zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen. Het gaat zowel om persoonsgegevens die op papier staan als om elektronisch opgeslagen persoonsgegevens.

3. Doel
Het doel van dit reglement is een praktische uitwerking te geven aan de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit reglement is van toepassing binnen ProgresZorg en heeft betrekking op alle verwerkingen van persoonsgegevens van cliënten, hun wettelijke vertegenwoordiger(s), hun partner en/of familieleden, alsmede van hun behandelend (huis)arts. Tevens is dit reglement van toepassing op de medewerkers van ProgresZorg.

4. Vertegenwoordiging
Cliënten die niet in staat of bevoegd zijn om zelfstandig hun rechten uit te oefenen, worden bij de toepassing van dit reglement als volgt vertegenwoordigd: • Indien de betrokkene jonger is dan twaalf jaar, treden de ouders, die het ouderlijk gezag uitoefenen dan wel de voogd in plaats van de betrokkene. • Hetzelfde geldt voor de betrokkene die de leeftijd van twaalf jaar heeft bereikt, maar nog niet de leeftijd van achttien jaar en niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake. • Indien de betrokkene in de leeftijdscategorie van twaalf tot zestien valt en in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen, treden naast de betrokkene zelf diens ouders op. • Indien de betrokkene in de leeftijdscategorie van zestien tot achttien valt en in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen dienen de ouder(s) te worden beschouwd als derden.

Indien de betrokkene achttien jaar of ouder is en niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake, treedt, in volgorde als hier weergegeven, als vertegenwoordiger voor hem op:
– de curator of mentor indien de betrokkene onder curatele staat of ten behoeve van hem het mentorschap is ingesteld;
– de persoonlijk gemachtigde indien de betrokkene deze schriftelijk heeft gemachtigd, tenzij deze persoon niet optreedt;
– de echtgenoot of andere levensgezel van de betrokkene, tenzij deze persoon dat niet wenst of ontbreekt;
– een ouder, kind, broer of zus van de betrokkene, tenzij deze persoon dat niet wenst.
Ook indien de betrokkene die de leeftijd van achttien jaar heeft bereikt, wel in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen, heeft hij de mogelijkheid een andere persoon schriftelijk te machtigen in diens plaats als vertegenwoordiger te treden.
De toestemming kan door de betrokkene of zijn vertegenwoordiger te allen tijde worden ingetrokken.
De persoon, die in de plaats treedt van de betrokkene, betracht de zorg van een goed vertegenwoordiger. Hij is gehouden de betrokkene zoveel mogelijk bij de vervulling van zijn taken te betrekken. • Indien een vertegenwoordiger optreedt namens de betrokkene, komt de verantwoordelijke zijn verplichtingen die voortvloeien uit de wet en dit reglement na jegens deze vertegenwoordiger.

5. Voorwaarden voor rechtmatige verwerking
Teneinde de verwerking van persoonsgegevens te voorzien van een rechtmatige basis zal ProgresZorg zich aan de volgende regels houden:
Persoonsgegevens worden in overeenstemming met dit reglement op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt.
Persoonsgegevens worden niet (verder) verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.
Persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor zover zij, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn. Dit betekent dat de registratie van de persoonsgegevens moet passen binnen het voor die registratie omschreven doel, alsmede dat de aard en de omvang van de verzamelde gegevens dusdanig is, dat het doel van de registratie daarmee wordt bewerkstelligd.
De verantwoordelijke is verantwoordelijk voor het goed functioneren van de verwerking van persoonsgegevens. Zijn handelwijze met betrekking tot de verwerking van de persoonsgegevens en de verstrekking van gegevens wordt beperkt door dit reglement. De verantwoordelijke is aansprakelijk voor de eventuele schade als gevolg van het niet naleven van dit reglement.
De verantwoordelijke heeft de plicht ervoor zorg te dragen dat een niet aan zijn rechtstreeks gezag onderworpen bewerker van de persoonsgegevens zich contractueel gebonden weet aan dit reglement.

6. Verwerking van persoonsgegevens en informeren van betrokkene
Persoonsgegevens betreffende iemands gezondheid, handicap of beperking mogen slechts worden verwerkt indien de betrokkene voor deze verwerking zijn ondubbelzinnige toestemming heeft verleend. De verantwoordelijke informeert elke betrokkene die ingeschreven staat over de wijze waarop ProgresZorg met de persoonsgegevens omgaat. Voor uitwisseling van persoonsgegevens Privacyreglement Pagina 3 van 4 Versie: 1.0 Datum: 01-11-2018 tussen medewerkers van ProgresZorg is geen expliciete toestemming van betrokkene vereist voor zover deze uitwisseling van belang is voor de uitvoering van de overeenkomst tussen betrokkene en ProgresZorg en noodzakelijk is voor een goede behandeling of verzorging aan betrokkene dan wel het beheer en management van ProgresZorg.

7. Verstrekken van persoonsgegevens aan derden
Voor de verwerking van persoonsgegevens die bestaat uit het verstrekken van persoonsgegevens aan personen buiten ProgresZorg of aan andere instellingen is de toestemming van betrokkene vereist. Voor de gevallen waarin aan dit vereiste niet behoeft te voldaan volgt ProgresZorg de regeling in de WGBO (art. 7:457 BW). Dit betekent dat geen toestemming is vereist indien de verstrekking plaatsvindt op grond van een wettelijk voorschrift (lid 1), aan de vertegenwoordiger van de betrokkene (lid 3) of aan anderen binnen een “zorgverleningsteam” die rechtstreeks zijn betrokken bij de uitvoering van de overeenkomst met betrokkene als bedoeld in lid 2 van art. 7:457 BW.

8. Recht op inzage en afschrift van opgenomen persoonsgegevens
De betrokkene heeft het recht kennis te nemen van alsmede het recht op verstrekking van de op zijn persoon betrekking hebbende verwerkte persoonsgegevens.
De gevraagde inzage en of het gevraagde afschrift zal zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken, plaatsvinden, respectievelijk worden verstrekt.
Inzage en afschrift van deze gegevens kan worden geweigerd of beperkt op grond van gewichtige belangen van anderen dan de verzoeker. Een besluit tot weigering of beperking van inzage en afschrift wordt genomen door de directie van ProgresZorg
Voor de verstrekking van een afschrift mag een redelijke vergoeding in rekening worden gebracht.

9. Aanvulling, correctie, afscherming of verwijdering/vernietiging
Op uitdrukkelijk verzoek van de betrokkene worden de verzamelde persoonsgegevens aangevuld, gecorrigeerd, afgeschermd voor derden of verwijderd/vernietigd.
De betrokkene kan verzoeken om correctie van op hem betrekking hebbende gegevens indien deze feitelijk onjuist, voor het doel van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn, dan wel in strijd met een wettelijke voorschrift, in de verwerking voorkomen. Correcties moeten door ProgresZorg worden doorgegeven aan derden, indien zij de onjuiste gegevens hebben ontvangen.
De verantwoordelijke bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het schriftelijke verzoek tot aanvulling, correctie, afscherming of verwijdering/vernietiging in hoeverre hij daaraan wil voldoen. Niet gehonoreerde verzoeken worden schriftelijk gemotiveerd.
Een gehonoreerd verzoek tot verwijdering/vernietiging van gegevens wordt binnen drie maanden na honorering uitgevoerd.

10. Bewaartermijn van gegevens
Persoonsgegevens worden tot één jaar na beëindiging van het contact met de betrokkene bewaard, tenzij met de betrokkene schriftelijk een langere bewaartermijn is afgesproken.
Indien de bewaartermijn van de persoonsgegevens is verstreken worden de persoonsgegevens binnen een termijn van drie maanden verwijderd/vernietigd.

11. Beveiliging
De AVG verplicht de verantwoordelijke technische en organisatorische maatregelen te nemen om persoonsgegevens tegen onbevoegde inzage te beschermen. De volgende bepalingen gelden ter Privacyreglement beveiliging van persoonsgegevens:
Er worden niet meer persoonsgegevens verzameld dan nodig zijn voor het doel van de verzameling.
Alleen direct betrokken medewerkers hebben inzage in persoonsgegevens.
Alle persoonsgegevens zijn opgeborgen in afsluitbare kasten, laden, ruimten. • Elektronisch opgeslagen persoonsgegevens zijn alleen na ingeven van een persoonlijk wachtwoord in te zien.
Elektronisch opgeslagen gegevens worden versleuteld verzonden.
Medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht betreffende persoonsgegevens. In dit kader wordt onder de term ‘medewerkers’ eveneens begrepen: vrijwilligers, invalkrachten en stagiaires. Hierbij geldt de aanvullende bepaling dat op de verantwoordelijke de verantwoordelijkheid rust deze categorie medewerkers expliciet en nadrukkelijk bekend te maken met het van kracht zijn van dit reglement.

12. Afhandelen incidenten en Meldplicht datalekken
Conform de Meldplicht datalekken zal ProgresZorg de Autoriteit Persoonsgegevens in kennis stellen indien er inbreuk op de beveiliging plaatsvindt, die kan leiden tot ernstig nadelige gevolgen voor de bescherming van de persoonsgegevens.

13. Klachten Indien de betrokkene van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd kan hij zich wenden tot:
de verantwoordelijke;
de leidinggevende van de verantwoordelijke, waarbij de interne klachtenregeling van ProgresZorg van toepassing is;
de Autoriteit Persoonsgegevens (AP); ook kunnen cliënten en medewerkers bij de AP een klacht indienen op de manier waarop de organisatie met persoonsgegevens omgaat.

14. Wijzigingen, inwerkingtreding en inzage van dit reglement
Wijziging van dit reglement wordt aangebracht door de verantwoordelijke.
De wijzigingen in het reglement zijn van kracht vier weken nadat ze bekend zijn gemaakt aan betrokkenen.
Dit reglement is per 1 november 2018 in werking getreden.
Dit reglement kan vanaf de website van ProgresZorg worden gedownload. Op aanvraag kan een papieren versie van dit reglement worden verstrekt.